Excel ist in vielen Unternehmen nach wie vor das Rückgrat der Lead-Verwaltung, obwohl allen Beteiligten bewusst ist, dass es sich dabei weniger um ein System als vielmehr um eine Übergangslösung handelt, die sich über Jahre hinweg verselbstständigt hat. Was ursprünglich als einfache Liste begann, entwickelt sich mit wachsendem Vertrieb, mehr Zielgruppen, zusätzlichen Märkten und steigenden Anforderungen schnell zu einem komplexen Geflecht aus Versionen, Reitern, Spalten, Kommentaren und individuellen Logiken, die oft nur noch von den Personen verstanden werden, die sie ursprünglich aufgebaut haben. In der Praxis bedeutet das, dass Leads manuell recherchiert, in Excel übertragen, dort angereichert, kopiert, gefiltert, weitergereicht und erneut bearbeitet werden, wobei jede Übergabe ein potenzieller Fehlerpunkt ist und jede manuelle Ergänzung das Risiko von Inkonsistenzen erhöht. Besonders problematisch wird dieser Ansatz, wenn mehrere Teams parallel mit denselben Daten arbeiten, etwa Vertrieb, Marketing und Business Development, da Excel keinerlei native Mechanismen für saubere Versionierung, Zugriffslogiken oder automatisierte Aktualisierung bietet, was zwangsläufig dazu führt, dass mit veralteten oder widersprüchlichen Informationen gearbeitet wird. Ein weiterer, häufig unterschätzter Aspekt ist der enorme Zeitaufwand, der entsteht, um Excel-Listen überhaupt „vertriebsfähig“ zu halten, denn jedes neue Kriterium, sei es Unternehmensgröße, Standort, Ansprechpartner, technischer Reifegrad oder Marktaktivität erfordert neue Spalten, neue Pflegeprozesse und neue manuelle Prüfungen. Was dabei selten sichtbar gemacht wird, ist die Tatsache, dass Excel keine Daten generiert, sondern lediglich vorhandene Informationen speichert, wodurch der eigentliche Rechercheaufwand vollständig außerhalb des Tools stattfindet, meist verteilt über Webseiten, Plattformen, Datenbanken und Suchmaschinen. Das führt dazu, dass hochqualifizierte Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen, Informationen zu suchen, zu übertragen und zu strukturieren, anstatt diese Zeit in Analyse, Priorisierung oder Gespräche mit potenziellen Kunden zu investieren. Hinzu kommt, dass Excel keinerlei Kontext versteht, denn es kann zwar Werte darstellen, aber keine Beziehungen erkennen, keine Muster ableiten und keine Prioritäten setzen, sodass die eigentliche Entscheidung, welche Leads relevant sind und welche nicht, weiterhin rein manuell erfolgen muss. In wachsenden Organisationen wird Excel dadurch nicht nur ineffizient, sondern strategisch gefährlich, weil Entscheidungen auf Datensätzen beruhen, deren Aktualität, Vollständigkeit und Vergleichbarkeit nicht mehr verlässlich gewährleistet sind.

Automatisierte Datenaufbereitung setzt genau an diesem Punkt an, indem sie Excel nicht ersetzt, um ein weiteres Tool einzuführen, sondern indem sie den gesamten vorgelagerten Recherche- und Anreicherungsprozess strukturiert, automatisiert und reproduzierbar macht. Anstatt Informationen manuell zusammenzutragen, werden Zielmärkte systematisch analysiert, Unternehmen nach festen Kriterien bewertet und relevante Merkmale automatisiert extrahiert, sodass die resultierenden Datensätze nicht nur vollständig, sondern auch vergleichbar und jederzeit aktualisierbar sind. Excel kann in diesem Kontext weiterhin als Ausgabemedium dienen, verliert jedoch seine Rolle als operative Drehscheibe, da die eigentliche Wertschöpfung bereits vorher stattfindet, nämlich in der automatisierten Analyse und Strukturierung der Daten. Unternehmen, die diesen Schritt gehen, stellen schnell fest, dass sich nicht nur die Datenqualität verbessert, sondern auch die interne Zusammenarbeit, da Diskussionen nicht mehr darüber geführt werden, ob Daten korrekt sind, sondern darüber, wie sie strategisch genutzt werden sollen. Excel ist kein Feindbild, sondern ein Symptom, denn dort, wo Excel überstrapaziert wird, fehlt meist ein automatisierter Unterbau, der Daten zuverlässig liefert, aktualisiert und in einen geschäftlichen Kontext setzt. Die entscheidende Frage ist daher nicht, ob Excel im Vertrieb erlaubt sein sollte, sondern ob es sinnvoll ist, geschäftskritische Entscheidungen auf einem Werkzeug aufzubauen, das weder für Skalierung noch für kontinuierliche Marktanalyse konzipiert wurde.